تعتبر إدارة الخدمات العامة من الإدارات الإستراتيجية بقطاع الشؤون الإدارية والمالية حيث يقع على عاتقها أعباء توفير احتياجات الإدارات الأخرى من متطلبات لوجستية وفنية، ومتابعة صيانة الآلات والأجهزة، ومتابعة حركة تشغيل أسطول سيارات الأمانة العامة، وتجديد الأجهزة والآلات والسيارات القديمة، وبيع الهالك منها.
وقد أولى رئيس قطاع الشؤون الإدارية والمالية السفير/ عدنان عيسى الخضير، اهتماماً بالغاً بتطوير العمل الإداري والمالي داخل الجامعة، وخصوصاً سير العمل داخل إدارة الخدمات. وتنقسم إدارة الخدمات العامة إلى خمسة أقسام كالتالي:
1- قسم السيارات:
تنتهج الأمانة العامة سياسة الاكتفاء الذاتي من حيث الحاجة لاستعمال المركبات، فلدى الأمانة العامة أسطول سيارات ملاكي وميكروباص ونصف نقل.
ولا توجد حاجة لاستجلاب سيارات من خارج الأمانة العامة إلا في الحالات غير الاعتيادية.
وتحرص الإدارة بالتعاون مع الجهات المسؤولة بدولة المقر على تجديد التراخيص الخاصة بجميع السيارات وكذلك السائقين.
2- قسم السحب السريع:
نظراً لكثرة الاجتماعات والمؤتمرات التي تستضيفها الأمانة العامة وما تتطلبه من طباعة كتيبات ومذكرات بكميات كبيرة وفي وقت قصير، فإنه تم إعداد قسم السحب السريع على أعلى مستوى من الاحترافية والمهارة من حيث الفنيين داخل القسم، ويتم باستمرار تحديث جميع الأجهزة والآلات الموجودة.
3- قسم المخازن:
يقوم قسم المخازن بالآتي:
- تسجيل الوارد من المشتريات في السجلات الخاصة بذلك.
- إدخال البضائع والأجهزة والعدد والأدوات داخل الأماكن المخصصة.
- مراعاة عمليات التنظيم الحديث للمخازن واحتياجاتها الضرورية.
- عمل نظام دقيق لصرف الاحتياجات المطلوبة للمعهد من المخازن وتجهيز الدفاتر الضرورية بذلك.
- تحضير كشوف الاستهلاكيات الدورية للعهد من الأثاث والعدد والمعدات وغيرها.
- متابعة تركيب الأثاث والأجهزة مع المتعهدين.
ويسير العمل داخل قسم المخازن باستخدام منظومة الكترونية حديثة تضمن سهولة الصرف والحصر للموجودات داخل القسم.
ونظراً للاستخدام الكثيف للأدوات المكتبية والورقية فإن الإدارة تقوم بعمل مناقصة دورية كل ستة أشهر لضمان الحصول على أحسن سعر للمنتجات المطلوبة، وأيضاً هناك مناقصة لاستجلاب الأدوات الكهربائية والصحية تتم كلما دعت الحاجة.
4- قسم المشتريات:
لقسم المشتريات أهمية بالغة في الجامعة تتمثل أساسا في توفير كل ما يتم احتياجه من مستلزمات، وبدونها تكون الجامعة عاجزة عن القيام بمهامها.
يقوم قسم المشتريات بالتخطيط ورسم السياسة واتخاذ القرارات والبحث والدراسة لاختيار المواد والسلع بالشكل المناسب، وذلك من حيث الجودة والكمية والسعر والوقت والمصدر، كما أن من مهامها متابعة أمر التوريد وفحص المشتريات للتأكد من مطابقتها للمواصفات، ومن أبرز مهامها عملية التنسيق بين إدارات الجامعة. وهناك أيضاً إجراءات النقل والشحن والإجراءات الجمركية من معدات ولوازم سواء كانت واردات أو صادرات، وذلك وفقاً لأحكام النظام المالي والقرارات المتعلقة به.
5- مطبعة الأمانة العامة
تختص المطبعة مهامها بتوفير كل ما تحتاجه مختلف الإدارات ومراكز العمل التابعة للجامعة من المطبوعات المختلفة بجميع أنواعها ومواصفاتها وكمياتها. وهذه المهام تتمثل في طباعة كل الوسائل والمخرجات المطبوعة من كتب وبروشورات وغير ذلك من المطبوعات التي تخدم جميع الإدارات، بالإضافة إلى توفير كل ما تحتاجه مختلف إدارات الجامعة من ورق مراسلات ودفاتر وكروت وأظرف وكل ما يلزم من مطبوعات.
وكان الهدف من تأسيسها هو وجود مطبعة مركزية ذات خصوصية في مطبوعاتها.
وقد توسع العمل بالمطبعة حتى أصبحت غير قاصرة فقط على إدارات الأمانة العامة ولكن أيضاً فهي تنتج أعمالاً لبعض العملاء من خارج الأمانة العامة.
وطبيعة العمل بإدارة المطبعة تسير وفقاً للضوابط والقواعد المعمول بها، وبناء على التعاميم والقرارات الصادرة من الأمانة العامة والتي تنظم عملية تنفيذ المطبوعات، وحول الدعم الذي تتلقاه المطبعة من إدارة الجامعة فإن الأمانة العامة في الجامعة تقوم ببذل كل ما في وسعها نحو توفير معظم متطلبات المطبعة من المواد الاستهلاكية والأولية وخلافه، وذلك وفقا للإمكانات الفنية المتاحة، كما تقوم بتوفير المواد الاستهلاكية وتجديد عقود الصيانة الخاصة بالآلات والأجهزة الموجودة بالمطبعة حيث تعطي الأمانة العامة اهتماماً بالغاً لهذا الجانب، مضيفاً أيضاً أنه توجد سرعة استجابة من الأمانة العامة في الجامعة باستصدار أي تعاميم أو قرارات قد ترغب إدارة المطبعة في صدورها تنظيماً لسير العمل.
